Het personeelshandboek

“Het is toch wel duidelijk dat je even iets laat weten als je ziek bent en niet kunt komen werken? En dat je niet tijdens werktijd Netflix zit te kijken of te instagrammen?”

Een MKB-ondernemer waar ik onlangs was, vond dit heel logisch. Toch liep hij er tegenaan dat zijn werknemers dit blijkbaar niet zo vanzelfsprekend vonden.

In een arbeidsrelatie met je werknemers zijn afspraken heel belangrijk. Door het maken van duidelijke afspraken weet een werknemer wat van hem verwacht wordt en hoeft hij niet op aannames af te gaan. Je kunt met iedere medewerker afzonderlijk afspraken maken en deze vastleggen in een arbeidsovereenkomst. Maar het is slimmer om afspraken en richtlijnen die voor iedereen gelden vast te leggen in een personeelshandboek.

Wat is een personeelshandboek?

MKB-ondernemers zijn snel geneigd te denken dat personeelsbeleid, waar een personeelshandboek een onderdeel van is, iets is voor grote bedrijven. Een veel gehoord antwoord van de MKB ondernemer: “iedereen weet heus wel waar hij/ zij zich aan moet houden, dat hoeft allemaal niet in zo’n boekje.”

Ondernemers gaan er vaak vanuit dat het wel goed komt met alle afspraken die mondeling gemaakt worden.

Totdat er onduidelijkheid ontstaat over hoe om te gaan met ziekteverlof; welke veiligheidsvoorschriften er gelden, arbeidsduur en arbeidstijden, richtlijnen inzake overwerk en compensatie, algemene richtlijnen over gedrag en houding richting opdrachtgevers en collega’s, omgangsvormen, seksuele intimidatie, regels voor het gebruik van social media en het mobiel van de zaak etc. Noem het maar op.

Een personeelshandboek is een document waarin alle regels, richtlijnen en procedures op het gebied van personeelszaken in worden vastgelegd. Een personeelshandboek brengt structuur aan in het bedrijf. Het document biedt duidelijkheid over voorschriften, regels, rechten en plichten die voor alle medewerkers gelden en is een aanvulling op het arbeidscontract.

Wat zijn de voordelen van een personeelshandboek?

• Een personeelshandboek biedt duidelijkheid en structuur voor zowel de werknemers als de werkgever. Door alle bedrijfsvoorschriften in één document vast te leggen, weten medewerkers precies wat hun rechten en plichten zijn en welke regels en afspraken er in het bedrijf gelden.

• Het vastleggen van de meest basale regelingen in een personeelshandboek, voorkomt vragen en discussie op de werkvloer. Bovendien bespaart het je veel tijd; bij vragen kun je je medewerkers verwijzen naar het personeelshandboek.

• Een personeelshandboek biedt een werkgever bescherming. Als werkgever ben je juridisch ingedekt doordat specifieke afspraken en regels aan de werknemers kenbaar zijn gemaakt; Je staat juridisch sterker als zaken goed zijn vastgelegd en medewerkers ervoor getekend hebben.

• Een personeelshandboek biedt gemak. Het aanpassen en/of wijzigen van regels en afspraken zijn gemakkelijk centraal te regelen in een personeelshandboek;

Elk personeelshandboek is anders

Een personeelshandboek moet passen bij je bedrijf, je werknemers en het soort werkzaamheden. Het is maatwerk. Daarom is zorgvuldigheid geboden bij het opstellen van een personeelshandboek. Het is zaak om alle belangrijke afspraken, voorschriften, procedures en protocollen op te nemen en niets te vergeten. Denk dus goed na over hoe je het in je bedrijf wilt regelen, zowel nu als in de toekomst.

Ook voor het personeelshandboek geldt dat regelmatig gecontroleerd moet worden of het nog up to date is. Alleen al de wijzigingen in wet- en regelgeving op personeelsgebied geven vaak aanleiding tot aanpassing van het personeelshandboek.

Zorg bij elke wijziging dat alle medewerkers op de hoogte worden gebracht. Dan kan niemand later zeggen dat hij van een bedrijfsregel niet op de hoogte was. Stel het handboek daarnaast ook online beschikbaar, via het intranet bijvoorbeeld. Verstrek periodiek – bijvoorbeeld halfjaarlijks of jaarlijks – ook een nieuwe papieren versie.

Met een clausule kan het handboek onderdeel van een individuele arbeidsovereenkomst gemaakt worden. Zo is er vooraf duidelijkheid over bijvoorbeeld uitbetaling van overwerk, de procedure bij ziekte of te laat komen, maar ook wanneer er op vrijdagmiddag een biertje geopend mag worden. Scheelt een hoop improvisatie en discussie op de werkvloer.

Zelf opstellen of uitbesteden?

Je hoeft het wiel niet helemaal opnieuw uit te vinden. Op internet zijn voorbeelden van personeelshandboeken te vinden. Vaak zijn deze wel summier.

Heb je hulp nodig bij het opstellen of wijzigen van je personeelshandboek? We kunnen ook samen de uitwerking ervan oppakken. Bel of mail me gerust hierover.