Voor organisaties die willen groeien is standaardisatie onmisbaar. Zorgen dat de klant tevreden is, keer op keer, is onmogelijk zonder te standaardiseren. Veel grote organisaties zijn hier al mee bezig. In het MKB is het nog een ondergeschoven kindje.

Bij het woord ‘standaardiseren’ denkt men vaak aan saai en niet flexibel. MKB bedrijven zijn bang dat het de eigenheid aantast, dat er geen ruimte meer is voor verschillen, maatwerk en authenticiteit als er wordt gestandaardiseerd. Ik denk dat het tegenovergestelde waar is.

Met standaardisatie behoud je wat je hebt bereikt en voorkom je dat je terugvalt. Door te standaardiseren zorg je voor een constant resultaat en verbetert de kwaliteit en snelheid van de processen. Producten en diensten kunnen geleverd worden tegen lagere kosten en met constante kwaliteit. En dat komt ten goede van de klant. Het is een basis voor succes en juist een randvoorwaarde om maatwerk te kunnen leveren.

Hoe zit dat voor een afdeling P&O?

Binnen het MKB worden de administratieve taken vaak door de eigenaar/ directeur of medewerker boekhouding gedaan. Vaak even tussendoor omdat het niet hun kerntaak is. Deze werkzaamheden worden keer op keer ad hoc afgehandeld zonder een gedegen methode of format. Die aanpak maakt het lastig om kwaliteit te leveren. En kost bovendien telkens opnieuw enorm veel tijd.

Het standaardiseren van de meest voorkomende processen, door gebruik te maken van checklists en standaard documenten, is een belangrijke eerste stap.

Een arbeidsovereenkomst is in grote lijnen voor iedere nieuwe medewerker gelijk. Je wilt niet elke keer opnieuw nadenken over een arbeidsovereenkomst. Investeer tijd om het de eerste keer goed te doen én goed op te slaan.

Alles wat je moet regelen voordat een nieuwe medewerker aan de slag kan (de introductie- en inwerkperiode), is ook zo’n proces wat voor vrijwel iedere medewerker hetzelfde verloopt.  Maak hiervan een checklist, sla hem op en je zult zien dat een volgende keer het proces veel sneller doorlopen wordt en je minder vergeet. Bij iedere nieuwe medewerker optimaliseer je het proces.

Denk je eens in hoeveel tijd je dit scheelt.

Zorg ervoor dat geldende afspraken en interne processen vastgelegd zijn. Hoe vraag je verlof aan, hoe meld je je ziek, hoe meld je je beter? Vertel je medewerkers hierover en geef aan waar ze deze kunnen vinden.

Het is fijn als medewerkers dat vanaf dag 1 dat zij in dienst komen allemaal weten. Bovendien voorkomt het vragen van medewerkers aan jou. Zij vinden het prettig om zelf een antwoord op hun vragen te kunnen vinden en jij wordt niet gestoord en wint hierdoor tijd.

Durf uit te besteden wat je zelf niet kunt. In je eentje kun je niet alles weten en in Nederland verandert met regelmaat de sociale wetgeving. Voor een ondernemer is dit haast niet bij te houden. Zorg dus dat je sommige dingen kunt laten doen door een deskundige.  

Wat zijn de voordelen van standaardisatie?

De interne tevredenheid onder medewerkers zal groeien. Medewerkers willen graag snel worden geholpen als zij een vraag hebben. Als er een personeelshandboek beschikbaar is, help je medewerkers zelf de informatie te vinden die zij nodig hebben, bijvoorbeeld antwoorden op standaardvragen als hebben we op 5 mei vrij of hoe wordt omgegaan met het uitbetalen van overuren?

Standaardisatie ligt dan misschien niet in het directe aandachtsgebied van jou als ondernemer, toch zou het zo moeten zijn. En wel om deze redenen.

• Een constante kwaliteit: Welk proces of afdeling het ook betreft, door standaardisatie is duidelijk wat het resultaat van iedere stap is. Niet alleen de medewerker, maar ook een klant of externe partij krijgt keer op keer dezelfde kwaliteit.

• Overdraagbaar: Als je processen standaardiseert en vastlegt, wordt het eenvoudiger om het over te dragen aan anderen. Niet alleen jij als directeur kan hierdoor taken uit handen geven met behoud van kwaliteit, maar ook bij bijvoorbeeld ziekte, vakantie of vertrek van een medewerker kunnen taken makkelijk overgedragen worden.

• Snelheid: Doordat niet steeds opnieuw hoeft te worden nagedacht over hoe iets ook alweer moest, welke stappen gezet moeten worden (het wiel hoeft niet iedere keer opnieuw uitgevonden te worden), kunnen handelingen sneller worden uitgevoerd. Dit bespaart keer op keer tijd én dus geld.

• Innovatie: Doordat duidelijk is hoe processen lopen, herken je snel de knelpunten en zie je waar verbeteringen goed en snel kunnen worden ingevoerd. Je herkent waar het proces nog hapert en geoptimaliseerd kan worden

Uiteraard zijn niet alle P&O taken geschikt om te standaardiseren. Een adviestaak van P&O is bijvoorbeeld minder gestructureerd van aard dan een HR-administratieve taak. Je gaat voornamelijk taken en processen standaardiseren die keer op keer opnieuw gedaan moeten worden en vrijwel altijd dezelfde stappen doorlopen.

Standaardiseren maakt werken leuker!

Ik kan zelfs stellen dat standaardiseren het werk leuker maakt omdat routinematige werkzaamheden snel en goed uitgevoerd kunnen worden. Hierdoor blijft er meer tijd  over voor de niet routinematige (en vaak leukere!) werkzaamheden. De kwaliteit verbetert en daarmee stijgt de medewerkers maar ook klanttevredenheid.

Kortom: standaarden maken het werk leuker!