Verlofstuwmeren zijn een slecht teken voor een bedrijf

Je zult het vast herkennen. Aan het einde van het jaar hebben je werknemers nog een bulk aan opgespaarde verlofuren openstaan. Gemiddeld hebben werknemers in ons land vijftien niet-opgenomen verlofdagen staan. Het opsparen van dit verlof is niet verboden, maar is het wel wenselijk?

Voor jou als werkgever kan dit heel vervelend zijn. Vanuit financieel oogpunt zul je als werkgever niet staan te springen op werknemers die op het einde van het jaar een verzoek indienen om uitbetaling van deze verlofuren. Je hebt er wellicht helemaal geen budget voor gereserveerd.

Maar ook een verzoek om ze in één keer op te nemen, wil je voorkomen. Als iemand zijn uren opneemt, gaat het werk gewoon door en kom je met de werkplanning in de knel. Of anderen moeten het werk overnemen, waardoor zij weer meer uren draaien.

Het is daarnaast ook simpelweg nodig dat werknemers (tijdig) verlof opnemen om te kunnen ontspannen en afstand te nemen van het werk om bijvoorbeeld overbelasting te voorkomen. De boog kan namelijk niet altijd gespannen blijven. Af en toe een dag of week betaald vrij nemen is belangrijk om de werk-privé balans op orde te houden.

Verlofstuwmeer

Als iemand nauwelijks vrij neemt en veel openstaande verlofuren heeft, dan spreek je van een verlofstuwmeer. Wat doe je als je medewerkers op het eind van het jaar naar je toe komen en aangeven dat ze er iets mee willen? Laat je ze (deels) uitbetalen of opnemen? Dat is een dilemma.

Wat staat er in de regelgeving?

Vanuit de wetgeving is er officieel een minimum van 20 wettelijke vakantiedagen op basis van een fulltime (40 uur per week) dienstverband. Alle dagen boven deze 20 wettelijke verlofdagen zijn automatisch bovenwettelijke verlofdagen.

Als werkgever moet je in principe instemmen met de verlofaanvraag van je werknemer. Je kunt natuurlijk bezwaar maken als een vakantieaanvraag grote problemen oplevert voor de bedrijfsvoering, zogenaamd ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’. Als werkgever moet je dan natuurlijk wel toestaan dat je werknemer op een ander moment vakantie kan opnemen. Voor de bovenwettelijke vakantiedagen die je werknemers ontvangen kunnen andere regels van toepassing zijn.

Er zijn ook nog verplichte opname vakantiedagen: Je werknemer moet ieder jaar het wettelijk aantal vakantiedagen kunnen opnemen. Dus als werkgever mag je daar geen bezwaar tegen maken en je mag dus ook geen beroep doen op ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’.

Hoe voorkom je dat medewerkers hun verlofdagen sparen?

Het verplicht laten opnemen van verlof gaat wellicht een stap te ver. Je mag uitgaan van eigen verantwoordelijkheid van je werknemer. Je kunt je medewerkers wel stimuleren om hun verlofdagen (gespreid) op te nemen. Door het structureel bijhouden van verlofoverzichten en werknemers hierop aanspreken.

Het is daarnaast belangrijk dat je contact houdt met de werkvloer. Dat je vroegtijdig signalen van eventuele overbelasting en hoge werkdruk bij je werknemers herkent. Dan kun je ook makkelijker het gesprek aangaan en wellicht richting geven aan de beheersing van de verlofaanvragen.

Tip

Controleer regelmatig, bijvoorbeeld ieder kwartaal de openstaande verlofuren van je werknemers. Maak in samenspraak met je medewerkers een vakantieplanning. Spreek bijvoorbeeld af dat ze in het eerste kwartaal van het jaar hun voorkeur voor het opnemen van de zomervakantie willen doorgeven. Zo heb je vroegtijdig zicht op je bezetting en kun je daarop inspelen.

Breng de vakantiedagen regelmatig ter sprake, zoals tijdens werkoverleg of functioneringsgesprekken. Vertel over het belang van het opnemen van vakantie en wijs ze op de verjaringstermijn.

Ga simpelweg het gesprek aan. In overleg is er vaak veel mogelijk.

Hoe is jouw beleid hierin? Laat jij je medewerkers vrij in de opname van verlofuren of heb je hierover afspraken met je team vastgelegd?