De introductie

De eerste honderd dagen bij een nieuwe werkgever zijn heel belangrijk. Een medewerker bepaalt in de eerste week al of hij voor langere tijd bij een organisatie wil blijven werken. Daarom is de inwerkperiode een cruciale fase voor een succesvolle samenwerking tussen een nieuwe medewerker en een organisatie.

Het blijkt namelijk dat 30 procent van nieuwe medewerkers die niet op een goede manier ‘onboarden’, na zes maanden alweer aan het zoeken zijn naar een nieuwe baan.

Ik sprak onlangs nog een nieuwe medewerker in een bedrijf en tijdens het kop koffie vertelde hij: "Vanaf dag één werd ik aan mijn lot overgelaten en moest mijn eigen weg binnen het bedrijf vinden."

De nieuwe werknemer is ontevreden, maar blijft bij het bedrijf om zijn tijd uit te zitten (en zijn salaris op te strijken). Of hij neemt zelf ontslag.

Niet alleen is dit zonde van alle tijd en energie die erin gestoken is, reken ook maar eens uit welke kosten je hebt gemaakt voor het aantrekken van de nieuwe medewerker:

• tijd die je hebt gestoken in het opstellen van een functieprofiel en het schrijven van de vacaturetekst;
• het publiceren en delen van de vacature;
• het afhandelen van de reacties van kandidaten;
• het voeren van selectiegesprekken;
• het onderhandelen en het tekenen van een contract;
• de kosten van verloning, visitekaartjes, telefoonabonnement etc. en gederfde omzet.

Deze bijna ex-werknemer heeft je alleen maar geld gekost en uiteindelijk niets (omzet) opgeleverd. Bovendien zal de vertrekkende medewerker niet een ambassadeur van je bedrijf zijn geworden. Ook zul je daarnaast weer opnieuw het aannametraject moeten doen.

Hoe zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers wel zo snel mogelijk goed ingewerkt én tevreden zijn?

Dat doe je door een effectief introductieprogramma (hip gezegd: het onboardingsprogramma) op te stellen. Hiermee leg je de basis voor langdurige betrokkenheid en een tevreden, productieve medewerker.

Tijdens de introductieperiode is het belangrijk dat de nieuwe medewerker op een interactieve en gefaseerde manier meegenomen wordt in de organisatie. De eerste werkdag (en de periode tot de eerste werkdag) is bepalend voor de beeldvorming van de nieuwe medewerker. Maar de periode daarna is nog veel belangrijker.

Een goede introductieperiode heeft een positief effect op de tevredenheid, betrokkenheid en productiviteit van een nieuwe medewerker. Het gaat verder dan het wijzen naar de werkplek en vertellen waar de lunch gegeten kan worden en de koffieautomaat is.

100 dagen plan - succesvol instromen

Gedurende de eerste honderd dagen moeten voldoende momenten gecreëerd worden om te zorgen dat de medewerker de organisatie leert kennen, de cultuur beleeft, een netwerk opbouwt en ingewerkt raakt. Het is van belang dat medewerkers snel weten wat hun kracht is, wat er van hen verwacht wordt en bij wie ze terecht kunnen.

Hieronder geven we je 5 tips voor het opstellen van een goed inwerkprogramma:

1) Zorg voor een warm welkom. Laat collega’s weten dat de nieuwe medewerker komt, zorg dat alle praktische zaken geregeld zijn zoals een bureau/ werkplek, computer, e-mail account, toegangspasje, visitekaartje, eventuele werk- of bedrijfskleding, etc. Op deze manier kan de nieuwe medewerker snel focussen op het eigenlijke werk.

2) Stel een informatiepakket samen (eventueel digitaal) met belangrijke informatie over bijvoorbeeld:
• wie zijn mijn collega’s?
• waar moet ik zijn?
• wat is de gebruikelijke starttijd?
• is voor mij een agenda gemaakt?

3) Wijs een vertrouwenspersoon/ buddy aan waar de nieuwe medewerker met al zijn vragen en/of onduidelijkheden bij terecht kan, maar ook wanneer de verwachtingen niet blijken te kloppen.

4) Zorg voor een inwerkprogramma en spreek een termijn af hoe lang deze duurt.

5) En als laatste, helaas ondergewaardeerd element: Evalueer! Zorg voor voldoende evaluatiemomenten waarin nieuwe medewerkers de mogelijkheid krijgen om hun ervaringen te delen en wees vooral zelf ook eerlijk over je bevindingen.

In een tijd waarin medewerkers door de krapte op de arbeidsmarkt keuze hebben en regelmatig van baan wisselen, is succesvol instromen essentieel. Als een inwerkprogramma goed wordt ingericht, leidt dit tot het aantrekken en behouden van talentvolle medewerkers.

Heb jij hulp nodig bij het inrichten van een goed instroomproces? Neem dan gerust contact met ons op. Adequaat Personeelsadvies kan je hierbij helpen.