Het aannemen van nieuw personeel – het sollicitatiegesprek

Het aannemen van een nieuwe medewerker is een belangrijke stap, waarmee je organisatie weer verder kan groeien.

In het vorige artikel heb ik al besproken dat het vervullen van een vacature start bij een zorgvuldige beoordeling van het CV. Nadat je je keuze hebt gemaakt uit de (hopelijk) vele sollicitatiebrieven en CV’s, is het tijd voor een eerste kennismakingsgesprek/ sollicitatiegesprek.
Het curriculum vitae (cv) heeft al de belangrijkste aanwijzingen gegeven over de kwalificaties van de sollicitant, de werkervaring en vooropleiding. Papier is geduldig en dit gesprek maakt het mogelijk om de eerste indruk van het CV te toetsen en erachter te komen of de sollicitant bij jouw bedrijf past en of zijn/ haar kwaliteiten en vaardigheden goed aansluiten bij je eerder opgestelde functieprofiel.

Als je de kansen op het vinden van de perfecte match wilt vergroten, heb je een plan van aanpak nodig voor het sollicitatiegesprek.

Hoe pak je het sollicitatiegesprek aan?

De voorbereiding
Sollicitanten nemen de moeite om de vacaturetekst te lezen, het bedrijf te leren kennen en vervolgens te solliciteren. Ook jij als ondernemer moet je goed voorbereiden. Jij verwacht van sollicitanten dat zij moeite doen om aan jou te laten zien dat ze de geschikte kandidaat zijn. Maar vergeet niet dat een sollicitant ook indrukken opdoet voor, tijdens en na het gesprek. Een positieve ervaring draagt bij aan je employer branding/ werkgeversmerk. Dat is weer goed voor het binden, behouden en aantrekken van goede werknemers.

Maak tijd vrij in je agenda voor het sollicitatiegesprek. Bereid je voor door het CV van de sollicitant goed door te nemen. Lees de vacaturetekst nog een keer door en schrijf alvast een aantal open vragen op.

Zorg voor een warm welkom. Een sollicitant kan zenuwachtig zijn, dus probeer hem/ haar op het gemak te stellen.

Vertel over jezelf en de organisatie
Je begint het gesprek door te vertellen wie je bent en wat jouw positie is in de organisatie. Vervolgens geef je aan wat de structuur van het gesprek zal zijn.
Laat vooral de kandidaat aan het woord. Ik kom regelmatig leidinggevenden tegen die vol van zichzelf zijn en de kandidaat vertellen wat ze allemaal al in hun carrière gedaan en gepresteerd hebben. Aan het eind van het gesprek weten ze dan nog niets over de kandidaat.

Je wilt de kandidaat leren kennen en erachter komen wat de sollicitant al weet van je bedrijf. Ter voorbereiding op het schrijven van de sollicitatie, mag je ervan uitgaan dat de kandidaat onderzoek heeft gedaan naar je bedrijf.
Een vraag die je hier zou kunnen stellen is:
• Wat weet je van ons bedrijf?
Om deze vraag zou niemand heen moeten kunnen draaien.

Vertel vervolgens kort de belangrijkste dingen over je bedrijf en de afdeling waar de kandidaat mogelijk zal gaan werken.

Vacature bespreken: uitleggen en vragen beantwoorden
Dit kun je kort houden. Je mag ervan uitgaan dat de kandidaat weet op welke functie hij gesolliciteerd heeft en dus op de hoogte is van de inhoud van de vacature.

Sollicitant is aan het woord
Nu ga je het CV van de sollicitant bespreken. Je wilt meer weten over het takenpakket en verantwoordelijkheden van de sollicitant in zijn/haar huidige baan en wat hij/zij op dit moment het leukst en minst leuke aan zijn of haar huidige baan vindt. Misschien is er iets wat de sollicitant terug wil zien in de nieuwe functie omdat hij of zij dat op dit moment mist.

Je wilt inzicht krijgen wat de beweegreden is van de kandidaat om voor een andere baan te kiezen en begrijpen wat zijn ambities en doelen zijn. Toets aan de hand van de functie-eisen of dit aansluit bij jouw vacature.
• Stel de vraag: Beschrijf je loopbaan en wat vertelt dat over jou?

De motivatie van de sollicitant
Er is een verschil tussen gericht solliciteren op een specifieke baan en gewoon een baan willen. Je wilt weten hoe graag de kandidaat de functie eigenlijk wilt. Waarom wil hij of zij komen werken bij jouw organisatie? Wat maakt hem of haar het meest geschikt voor deze functie? De sollicitant kan hier uitleggen waarom hij of zij heeft gesolliciteerd en wat hij of zij verwacht van de functie.

Stel bijvoorbeeld de volgende vraag:
• Waarom wil je deze baan? Of wat is je motivatie om op deze vacature te solliciteren?

Vraag tijdens het gesprek door om extra inzicht te verkrijgen. Dat iemand iets heeft gedaan is natuurlijk mooi, maar vraag ook hoe hij iets gedaan heeft, wat het resultaat was en of hij voorbeelden uit eigen ervaring kan geven.
Ook de sollicitant kan nog twijfels hebben. Deze twijfels kun jij mogelijk wegnemen. Vraag er dan ook naar.

Afsluitende vragen
Afsluitend kun je vragen naar de beschikbaarheid van de kandidaat (per wanneer is hij/zij beschikbaar, hoeveel uur, avonden, in het weekend?). Vraag hier ook naar de opzegtermijn van de huidige baan. Je kunt ook vragen naar een salarisindicatie.

Vragen beantwoorden en afsluiten gesprek
Vaak heeft een sollicitant nog vragen. Geef hem/ haar de ruimte om deze te stellen voordat je het gesprek afsluit. Dit kunnen vragen zijn over het salaris en (secundaire) arbeidsvoorwaarden.
Als je een referentie willen nabellen, vraag je aan de sollicitant wie dat kan zijn en om deze eventueel van tevoren in te lichten. Laat vooral ook weten binnen welke termijn hij/zij een reactie kan ontvangen en hoe het vervolgtraject eruit ziet.

Maak tijdens en na het gesprek notities. Belangrijke nuances en ideeën kun je snel vergeten in de hoeveelheid aan gesprekken. Niet alleen bij het aannemen van een kandidaat, maar zeker ook bij de afwijzing, wil je een juiste terugkoppeling kunnen geven.

Een geschikte kandidaat gevonden!

Nadat je de oriënterende gesprekken hebt gevoerd, is het aan jou om een keuze te maken. Wanneer je de juiste medewerker hebt gevonden, dan houdt het nog niet op. Het is tijd om dit te bespreken met de kandidaten die tot en met de laatste ronde zijn gekomen in de sollicitatieprocedure.

Natuurlijk ligt de focus op de sollicitant die je gekozen hebt voor de functie, maar vergeet niet de communicatie met kandidaten die het niet zijn geworden. Dit is net zo belangrijk. In een tijdperk waarin iedereen met elkaar in contact staat, dien je zorg te dragen voor de bescherming van je reputatie als bedrijf of merk. Afgewezen kandidaten kunnen ook een ambassadeur voor je bedrijf zijn.

Stel afgewezen kandidaten daarom zo snel mogelijk op de hoogte dat je ze niet verder wilt nemen in het sollicitatieproces. Doe dit ook echt persoonlijk en maak je er niet makkelijk vanaf met een kort en standaard mailtje.

De kandidaat inwerken

Het is minstens zo belangrijk om de tijd te nemen om de persoon die je hebt aangenomen goed in te werken. Een nieuwe medewerker bepaalt binnen de eerste honderd werkdagen of hij voor langere tijd bij een organisatie wil blijven. Daarom is de inwerkperiode van groot belang. Hoe je dat goed aanpakt, bespreek ik in een volgend artikel.

Heb jij moeite met het vinden van de juiste medewerkers? Ik help je graag met jouw zoektocht. Neem vrijblijvend contact met me op via telefoonnummer +31(0)6 52 42 10 of via e-mail: nicole@adequaatadvies.nl