Het belang van een goed personeelsdossier

Je bedrijf groeit, steeds meer opdrachten komen binnen, je omzet stijgt en je neemt de eerste medewerker(s) in dienst. Daarmee start ook je personeelsadministratie.

Eén van de onderdelen van een goede HR-basis is het personeelsdossier, maar toch zie ik in het midden- en kleinbedrijf regelmatig dat dit onderdeel onvoldoende op orde is. Als ondernemer heb je weinig tijd voor formaliteiten, want er moet gewerkt worden. De business moet blijven draaien. De personeelsadministratie is dan vaak één van de eerste werkzaamheden die op de stapel ‘geen prioriteit’ belandt.

Zonder de basis is het wachten op problemen

Ondernemers en medewerkers gaan er vaak vanuit dat het wel goed komt met alle afspraken die mondeling gemaakt worden. Het is tenslotte een kwestie van vertrouwen.

Net zoals op veel andere vlakken geldt, geldt dat zeker voor de personeelsadministratie. Het vastleggen van goede afspraken is nodig om verwarring en misverstanden te voorkomen.

Een personeelsdossiers dat niet voldoende op orde is, kan voor behoorlijk wat problemen zorgen en ook financieel gevolgen hebben.

• De opzegtermijn van een (tijdelijk) contract is verlopen, terwijl je ontevreden bent over het functioneren van een medewerker.
• Een medewerker wordt langdurig ziek, maar je hebt nog geen goede verzuimverzekering afgesloten en bent niet aangesloten bij een Arbodienst of hebt afspraken met een zelfstandige/ freelance bedrijfsarts.
• Je verliest veel tijd aan het opzoeken van informatie en het beantwoorden van vragen van personeel omdat je de personeelsadministratie versnipperd hebt.
• Een medewerker vraagt voor de derde keer naar zijn pensioen, maar je hebt nog steeds geen tijd gehad om je in dat pensioengeneuzel te verdiepen.
• In het voorbeeldcontract dat van internet gehaald is, zitten juridische vormfouten.

Vragen over verlof, uitbetaling van overuren, het opvragen van de getekende arbeidsovereenkomst en andere zaken kunnen nooit in één keer worden beantwoord en/of overhandigd. Dit zorgt voor irritatie onder medewerkers. Als dit keer op keer voorkomt, ontstaat er ontevredenheid. Doe je er niets aan, dan haken medewerkers af.

Waarom is het van belang een personeelsdossier aan te leggen?

Het op orde hebben van de papierwinkel is zowel voor jou als voor je werknemers belangrijk.

• Je bent het als werkgever wettelijk verplicht.
• Duidelijke afspraken geven helderheid en richting bij vragen.
• Het voorkomt discussies met personeel en daarmee conflictsituaties.
• Het risico op boetes of naheffingen bij controles van de Belastingdienst wordt hiermee beperkt.

Wat hoort er in een personeelsdossier?

Een werkgever is wettelijk verplicht om voor iedere werknemer vanaf de start van het dienstverband de gegevens vast te leggen in een personeelsdossier en dit vervolgens bij te houden.

Nog voordat je medewerker officieel in dienst treedt, ontvang je al de eerste documenten voor het personeelsdossier. Gedurende de werkzame periode voeg je steeds informatie toe. Na uitdiensttreding ben je nog niet klaar. Ook dan zijn er relevante stukken die thuishoren in een personeelsdossier.

De basisgegevens van je medewerker voeg je toe op een stamkaart. Dit is het startpunt van elk personeelsdossier. Op deze stamkaart staan:

• Voor- en achternaam:
• Geboortedatum:
• Adres;
• Telefoonnummer:
• E-mailadres;
• Bankrekening:
• Nationaliteit;
• Datum in dienst;

Andere documenten die je toevoegt voor aanvang van het dienstverband, zijn onder andere een CV en sollicitatiebrief, eventuele referenties, de arbeidsovereenkomst, een geheimhoudingsovereenkomst enz.

Tijdens het dienstverband ben je verantwoordelijk om het personeelsdossier actueel te houden. Denk hierbij aan het toevoegen van gewijzigde functieprofielen, gespreksverslagen en documentatie van afspraken die gemaakt zijn tijdens beoordelings- en functioneringsgesprekken. Maar ook bijvoorbeeld een schriftelijke waarschuwing die je hebt gegeven aan een medewerker die een grove fout of overtreding heeft gemaakt. Ook de verlof- en verzuimregistratie neem je op in het personeelsdossier.

Bij het beëindigen van een dienstverband heb je mogelijk te maken met het inleveren van een laptop of gsm van de zaak. Het bewijs van inlevering neem je op in het personeelsdossier. Volgt de uitdiensttreding na een ontslag waarbij een ontslagvergoeding voor de medewerker is afgesproken, dan neem je de overeenkomst waarin dit is vastgelegd ook op in het personeelsdossier. Een ontslagbrief van je medewerker neem je uiteraard ook op.

Het opzetten van een goed personeelsdossier misschien als een eindeloze klus, maar dat valt best mee, als je er maar een goed systeem voor hebt en het gewoonweg doet. Blijf consequent het dossier bijhouden om zo niet op HR gebied achter de feiten aan te hoeven lopen.

Als een personeelsadministratie goed geordend is, toon je niet alleen respect voor je medewerkers, maar doe je ook jezelf een groot plezier.

Vind je het lastig, lijkt het je een enorme karwei of heb je simpelweg niet de tijd om zelf een personeelsadministratie aan te leggen? Adequaat Personeelsadvies helpt je graag.